Automatisierte Rechnungsstellung für Online-Shops: Integration zwischen ePages Now und invoicExpress

Integration zwischen ePages Now und dem Rechnungssystem invoicExpress: Automatische Rechnungsstellung in Ihrem Onlineshop in Portugal. 
Da invoicExpress für den portugieisischen Markt bestimmt ist, sind die ScreenShots ebenso in portugiesisch. 

 

 

So automatisieren Sie die Rechnungserstellung in Ihrem Onlineshop

Die Verwaltung eines Onlineshops umfasst weit mehr als nur den Verkauf von Produkten. Mit steigender Anzahl an Bestellungen wächst auch der Bedarf, Rechnungen auszustellen, Steuerdokumente zu kontrollieren und die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Für viele Unternehmen bedeutet die manuelle Rechnungserstellung einen erheblichen Zeitaufwand und erhöht das Risiko administrativer Fehler. Genau zur Lösung dieser Herausforderung wurde die Integration zwischen ePages Now und dem Rechnungssystem invoicExpress entwickelt.

Über diese Verbindung können Bestellungen aus Ihrem Onlineshop schnell in Steuerdokumente umgewandelt werden. Dadurch werden wiederkehrende Aufgaben reduziert und die Geschäftsverwaltung wird effizienter.

 

Beispiel einer Bestellung, für die in invoicExpress eine Rechnung erstellt wird

Schauen wir uns ein Beispiel einer Bestellung in epages Now an und wie wir auf die im invoicExpress erstellte Rechnung zugreifen können. 

Ansicht einer Bestellung im epages Now Onlineshop

 

Zugriff in epages Now auf die im invoicExpress erstellte Rechnung

 

In invoicExpress erstellte PDF-Rechnung

 

Oder wir können direkt in invoicExpress auf die Rechnung zugreifen

 

Warum ist die Automatisierung der Rechnungsstellung in einem Onlineshop wichtig?

Ein moderner Onlineshop sollte möglichst viele administrative Prozesse automatisieren.

Wenn die Rechnungsstellung manuell erfolgt, treten häufig folgende Situationen auf:

• Wiederholte Eingabe von Kundendaten
• Fehler bei Rechnungsbeträgen
• Zeitverlust bei der Erstellung von Dokumenten
• Höherer administrativer Aufwand
• Schwierigkeiten, mit dem Unternehmenswachstum Schritt zu halten

Durch die Integration der E-Commerce-Plattform mit einem Rechnungssystem lassen sich diese Probleme deutlich reduzieren.

Die Automatisierung ermöglicht es, die Bestelldaten bei der Rechnungserstellung wiederzuverwenden. Dadurch wird doppelte Arbeit vermieden und die Produktivität des Teams erhöht.

 

Was ist invoicExpress?

invoicExpress ist eine zertifizierte Online-Rechnungssoftware mit SAFT-PT-Export, die von Unternehmen und Selbstständigen häufig genutzt wird, um die Erstellung und Verwaltung steuerlicher Dokumente zu vereinfachen.

Die Plattform ermöglicht die Erstellung von:

• Rechnungen
• Quittungsrechnungen
• Gutschriften
• Angeboten
• Transportdokumenten
• Weiteren Steuerdokumenten

Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, kann invoicExpress von überall aus genutzt werden, wobei die Daten stets aktuell und zugänglich bleiben.

 

Was ist ePages Now?

ePages Now ist eine E-Commerce-Plattform für Unternehmen, die einfach und professionell online verkaufen möchten.

Die Lösung ermöglicht die Erstellung und Verwaltung eines Onlineshops ohne fortgeschrittene technische Kenntnisse und bietet Funktionen wie:

• Produktverwaltung
• Bestellverwaltung
• Zahlungsmethoden
• Versandmethoden
• Digitales Marketing
• SEO-Optimierung
• Unternehmensintegrationen

Die Integration mit invoicExpress ist eine der wichtigsten Funktionen für Unternehmen, die administrative Prozesse automatisieren möchten.

 

Vorteile der Integration zwischen ePages Now und invoicExpress

 

Reduzierung des administrativen Aufwands

Die Bestelldaten stehen sofort für die Ausstellung des Steuerdokuments zur Verfügung, wodurch die manuelle Dateneingabe vermieden wird.

Weniger Fehler bei der Rechnungsstellung

Durch die Wiederverwendung der Bestelldaten wird das Risiko von Tippfehlern und Unstimmigkeiten zwischen den Systemen deutlich reduziert.

Höhere Produktivität

Mitarbeitende können mehr Zeit für Kundenservice, Marketing und Unternehmenswachstum aufwenden.

Einfache Implementierung

Die Verbindung erfolgt über die offizielle API von invoicExpress und kann in wenigen Minuten konfiguriert werden.

Skalierbarkeit

Mit zunehmendem Bestellvolumen bleibt der Rechnungsprozess effizient und kontrolliert.

 

Wie funktioniert die Integration?

Nach der Konfiguration des invoicExpress-API-Schlüssels im Administrationsbereich von ePages Now ist die Kommunikation zwischen den beiden Systemen aktiv.

Der Ablauf ist einfach:

1. Der Kunde gibt eine Bestellung im Onlineshop auf.
2. Die Bestellung ist im ePages Now Administrationsbereich verfügbar.
3. Der Administrator kann das Steuerdokument direkt aus der Bestellung heraus erstellen.
4. Das Dokument wird automatisch in invoicExpress erstellt.
5. Die Informationen werden zwischen beiden Plattformen synchronisiert.

 

So konfigurieren Sie die invoicExpress-Integration in ePages Now

Die Konfiguration erfordert nur wenige Schritte.

 

API-Schlüssel in invoicExpress abrufen

Rufen Sie im invoicExpress-Dashboard die Kontoeinstellungen auf und kopieren Sie den API-Schlüssel, mit dem die Verbindung authentifiziert wird.

Öffnen Sie die Einstellungen von invoicExpress über das Zahnrad oben rechts.

Klicken Sie am Ende des Menüs auf "API"

 

Kopieren Sie den Kontonamen und fügen Sie ihn wie unten beschrieben in den ePages-Einstellungen ein. 

 

Verbindung im Onlineshop konfigurieren

Öffnen Sie im Administrationsbereich von ePages Now das Menü "Einstellungen → invoicExpress".
Geben Sie den Kontonamen und den API-Schlüssel ein und speichern Sie die Konfiguration. 

 

Geben Sie den Namen der Steuer ein, wie er in invoicExpress konfiguriert ist

 

Nach diesem Vorgang ist die Integration einsatzbereit.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob Rechnungen automatisch erstellt werden sollen, wenn eine Bestellung bezahlt wurde, oder ob dies manuell erfolgen soll. 

 

Sie können außerdem den Standard-Code für die Mehrwertsteuerbefreiung festlegen und bestimmen, ob die Rechnung per E-Mail an den Kunden gesendet werden soll:

 

 

 

So erstellen Sie eine Rechnung aus einer Bestellung

Rechnungen können automatisch erstellt werden, wenn der Status auf "Bezahlt" wechselt, und anschließend an den Kunden gesendet werden.
Wenn Sie die manuelle Erstellung konfiguriert haben (in epages Now unter "Einstellungen > invoicExpress"), können Sie die Rechnungen manuell in der jeweiligen Bestellung in ePages Now erstellen.

1. Öffnen Sie den Reiter invoicExpress
2. Geben Sie das Rechnungsdatum ein. Bitte beachten Sie, dass alle folgenden Rechnungen nur mit demselben oder einem späteren Datum ausgestellt werden können.  
3. Wählen Sie aus, ob eine Mehrwertsteuerbefreiung vorliegt
4. Klicken Sie auf "Rechnung erstellen"

Das System verwendet automatisch die Bestelldaten, um das entsprechende Steuerdokument zu erstellen, wodurch der Zeitaufwand für den Prozess reduziert wird.

Sie erhalten Zugriff auf die Rechnung über den Link oder in der Anwendung "InvoicExpress"

 

Integrierte Rechnungsstellung für Unternehmen, die wachsen möchten

Die Automatisierung der Rechnungsstellung ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen, das seine E-Commerce-Abläufe professionalisieren möchte.

Durch die Integration von ePages Now mit invoicExpress lassen sich administrative Aufgaben reduzieren, Fehler minimieren und interne Prozesse beschleunigen. So entsteht eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum des Onlineshops.

Wenn Sie eine E-Commerce-Lösung mit integrierter Rechnungsstellung suchen, bietet die Kombination aus ePages Now und invoicExpress eine einfache, effiziente und zukunftsfähige Lösung für die Entwicklung Ihres Unternehmens.